Con l’Art. 23 il D.lgs 151/2015 – attuazione della legge 183/2014 cd Job Act – sono state introdotte modifiche a quanto previsto dall’Art. 4 dallo Statuto dei Lavoratori (legge 300/1970), relativamente alla possibilità e alle modalità di utilizzo della videosorveglianza e dell’eventuale controllo a distanza del personale. Nello specifico – oltre alla regolamentazione su controlli attuati mediante strumenti utilizzati dal lavoratore per svolgere la prestazione lavorativa – è stata ampliata la casistica in cui è lecito utilizzare i sistemi di videocontrollo all’interno delle aziende: non più solo esigenze produttive, organizzative o di sicurezza sul lavoro, ma anche la protezione e la tutela del patrimonio aziendale.
Resta ferma la necessità di sottoscrivere in via preventiva un accordo con le rappresentanze sindacali o, in caso di loro assenza o mancanza di accordo, di richiedere l’autorizzazione all’installazione dell’impianto di videosorveglianza all’Ispettorato Territoriale del Lavoro.
Recentemente il Garante Privacy ha pubblicato delle FAQ, in cui ha chiarito alcune questioni riguardanti il trattamento dei dati tramite impianti di videosorveglianza. Chiarimento necessario, a seguito delle novità del Regolamento Ue 679/16, essendo il Provvedimento sulla Videosorveglianza del 2010. L’Autorità chiarisce innanzitutto che l’istallazione non deve essere preceduta da alcuna autorizzazione da parte del Garante. Attenzione, perché se installiamo sistemi complessi, che possono avere un impatto sulle persone, l’azienda dovrà redigere una valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA).
Conferma la necessità che gli interessati siano informati che stanno per accedere a una zona videosorvegliata; l’informativa, ex art. 13 del Regolamento, deve essere posta prima di entrare nella zona sorvegliata e può essere fornita anche attraverso modelli semplificati, ad esempio dei cartelli. Il cartello dovrà riportare le informazioni necessarie, tra cui il Titolare del trattamento. Sempre nel cartello bisognerà fare un rinvio all’informativa completa, per esempio si può inserire il QRCode o il rimando al link sul sito aziendale.
Importanti sono le indicazioni in merito alla conservazione delle immagini registrate. Non si possono conservare le immagini per periodi più lunghi del necessario per le quali sono state acquisite.
A chi spetta la definizione e la responsabilità dei tempi di conservazione delle immagini?
Salvo specifiche norme di legge, in base al principio di responsabilizzazione, spetta al titolare individuare i tempi di conservazione delle immagini, tenuto conto del contesto e delle finalità del trattamento, e del rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Bisogna tener presente il principio di minimizzazione dei dati e limitazione della conservazione. I dati personali dovrebbero essere – chiarisce il Garante – nella maggior parte dei casi cancellati dopo pochi giorni, preferibilmente tramite meccanismi automatici. Quanto più prolungato è il periodo di conservazione previsto (soprattutto se superiore a 72 ore), tanto più argomentata deve essere l’analisi riferita alla legittimità dello scopo e alla necessità della conservazione.
Nel caso di una piccola azienda, ad esempio, un periodo di conservazione di 24 ore è più che sufficiente per individuare eventuali furti o danneggiamenti. Tale periodo potrebbe essere ragionevolmente prolungato nei giorni festivi o nei fine settimana in ragione della chiusura aziendale. In alcuni casi può essere necessario prolungare i tempi di conservazione delle immagini, come nel caso in cui si debba dar seguito ad una richiesta dell’autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria.
Quali sono le criticità riscontrate più spesso in ambito videosorveglianza sui luoghi di lavoro?
Un gran numero di titolari, aziende, pubbliche o private, hanno numerose perplessità e le idee poco chiare in merito all’ installazione di un sistema di videosorveglianza. Il primo obiettivo deve essere quello di procedere ad una valutazione in fase progettuale dell’impianto, verificando quali siano gli obblighi di legge da dover metter in pratica e quali sono le motivazioni che spingono l’azienda ad installare il sistemi di videosorveglianza.
Nella maggior parte dei casi, le aziende, con dipendenti, vengono sanzionate perché non hanno richiesto l’autorizzazione alla ITL del territorio. Vi sono contestazioni per mancanza del cartello, o per un cartello che non riporta le indicazioni sul Titolare. Tra le carenze riscontrate, noto la mancanza di un’informativa completa sul trattamento dei dati e la limitazione dei tempi di conservazione, spesso con periodi oltre 1 mese.
La videosorveglianza negli ultimi anni è cresciuta grazie all’implementazione di sistemi e tecnologie sempre più complesse che rappresentano un valido aiuto per le aziende, ai fini di sicurezza e di tutela del territorio. Non dimentichiamo però che il loro utilizzo deve rispettare i principi sulla protezione dei dati e gli interessati, per non risultare invasivi.